Tasarım Odaklı Düşünme İnsan Kaynaklarında Nasıl Kullanılabilir?

İç-dış müşteri memnuniyetinin çok daha önemli hale geldiği günümüzde, insanı odağına alan problem çözme, inovasyon veya iş geliştirme yaklaşımları ürün, servis ve süreç tasarımında çok önemli bir hale geldi. Tasarım Odaklı Düşünme (Design Thinking) doğası gereği insanı odağa alarak çalışanların, kullanıcıların veya müşterilerin iş süreçlerini iyileştirmeye ve problemlere çözüm üretmeye destek olur ve en iyi sonuçlarını da insanları etkileyen problemlere odaklandığında verebilir.

Ben de sizlere doğası gereği neredeyse tüm problemlerin ve süreç tasarımlarının kesişme noktası olan ve insan kaynakları fonksiyonlarında tasarım odaklı düşünce nasıl kullanılabileceğinden bahsedeceğim.

Son zamanlarda görüşme fırsatı yakaladığım veya birlikte çalıştığım şirketlerin odaklandığı sorunları 3 ana alanda toplayabilirim;

İnsan Sorunları: İnsan kaynakları olarak sunduğumuz hizmetlerde çalışanları nasıl odağımıza alabiliriz ve çalışanlara nasıl bir deneyim yaratabiliriz? Çalışanların yaptıkları işte anlam katmalarını ve şirketin hedeflerine odaklanmalarını nasıl sağlayabiliriz? Çalışanlara, yüksek performans sağlamaları için nasıl destek olabiliriz? Organizasyonun ihtiyacı olan yetenekleri nasıl çekebiliriz?

Sistem ve Süreç Sorunları: Sistemleri ve süreçleri nasıl daha insan odaklı ve çevik hale getirebiliriz?

Teknoloji Sorunları: İnsan kaynakları süreçlerinde ve uygulamalarında teknoloji gerçekten değer katan işlere odaklanmak için nasıl kullanılabilir? Şirketin otonom hale gelen veya dijitalleşen süreçlerine nasıl katkı sağlayabiliriz?

Bu üç alan insan kaynakları profesyonellerinin uğraştığı, insanları odağına alan karmaşık problemlerin çoğunu içerebilir. Tasarım odaklı düşünme bu tarz problemlerin çözümlerine bize yol gösterebilir.

İnsan Kaynakları Problemlerinde Tasarım Odaklı Düşünce
Tasarım odaklı düşünme sürecinde genellikle Empati Kurmak (Empathy), Tanımlamak (Definition), Fikir Üretmek (Ideation), Prototip Geliştirmek (Prototyping), Test Etmek (Testing) ve Paylaşmak-Ölçeklendirmek (Scaling) adımları yer alır. Ben de bu adımları en temel insan kaynakları süreçlerimizden biri olan Performans Yönetimi Süreci üzerinden anlatmaya çalışacağım.

Sürecin adımlarına geçmeden hatırlatmam gereken bir konu var. Tasarım odaklı düşünme tek kişilik veya ofis olarak kendi aranızda yapabileceğiniz bir çalışma değildir. Farklı düşünceleri, görüşleri, deneyimleri olan, ilgili sürecin sahiplerinin olduğu kadar müşterilerinin de katılması gereken bir süreçtir. Dolayısıyla aslında ilk adımınız çalışma ekibi kurmak olmalı.

Empati Kurmak
Bu aşamada sorunların insanları nasıl etkiledikleri, onların perspektifinden analiz edilir. Kısaca empati kurulur.

Sürecimize çalışanların performans yönetimi süreci hakkındaki düşüncelerini ve bu süreçten nasıl etkilediklerini analiz ederek başlıyoruz. Odak grupları, birebir görüşmeler, süreç deneyim haritaları, günlük tutma gibi aktiviteler bu adımda bize veri sağlayacaktır.

Adil değil, hedefler ölçülebilir değil, sonuçları doğru analiz edilmiyor, sadece yöneticilerin görüşü alınıyor, düşüncelerimize değer verilmiyor, adil bir süreç işlemiyor, sisteme veri girmek çok zor ve zaman alıyor gibi birçok geri bildirim alacaksınız.

Aslına baktığınızda bu tasarım odaklı düşüncenin özüdür. Empati kurmak, problemlerin insanların potansiyellerini açığa çıkarmasını hatta mutlu olmalarını nasıl engelleyeceğini tam olarak anlamak demektir!

Tanımlamak
Problemin insanları nasıl etkilendiğini tam olarak anladıktan sonra bir sonraki aşama olan sorunun ne olduğunu tanımlamaya geçebiliriz.

İlk adımda aldığımız geri bildirimleri problemin karmaşıklığını ve yoğunluğunu gerçekten yakalayan bir tanıma çevirmemiz gerekmektedir.

İnsan kaynaklarında karşılaştığımız sorunların büyük bölümü yukarıda belirttiğim 3 kategorinin hepsine girebilecek kadar karmaşıktır. Performans yönetim sistemi de bence böyle bir konu. Dolayısıyla bir an önce sonuca koşmak yerine, parçalara bölüp, önceliklendirme yapıp ilerlemek daha doğru olacaktır.

Örneğin tüm performans yönetim sürecini değiştirmek yerine “çalışanların birlikte çalışmasını ve üretmesini destekleyen, performansı geliştirme amaçlı geri bildirim kültürünün olduğu bir ortam oluşturulması” gibi bir tanım üzerinden ilerleyip, altyapıya veya sürece ilk adımda dokunmayabiliriz. Ben burada biraz çevik olmanın gerektiğini düşünüyorum.

Fikir Üretmek
Bu aşamada merak, yaratıcılık ve hayal gücünü ortaya çıkarıyoruz. Artık sorunu çözmek için tüm kısıtlamaları kaldırıp, en iyi yolları düşünmeye başlıyoruz.

Fikir üretme sürecinde şirketin mevcut durumunundan, kısıtlarımızdan, kalıplarımızdan tamamen uzaklaşıp, tamamen yeni süreç oluşturuyor gibi sıfırdan başlamak gerekmektedir. Bu süreçte amacımız yaratıcılığımızın sınırlarını zorlayarak, mümkün olan en yüksek sayıda fikre (fikrin uygulanmasının mümkün olmadığını bilsek bile) sahip olmak olacaktır.

Şirketi, kültürü, kaynakları vb. kısıtları bildiğimiz için aslında limitlerimizi zorlamak o kadar da kolay bir konu değil bunu kabul ediyorum ancak Einstein’da dediği gibi; “Karşı karşıya kaldığınız aşılması zor sorunları, mevcut düşünce yapınızla çözemezsiniz. Çünkü bu sorunlar, mevcut düşünce yapınızın ürünüdürler.”

Prototip Geliştirmek
Bir önceki aşamada oluşturduğumuz limitsiz fikirlerimizi artık öncelik, maliyet, uygulama zorluğu gibi kriterlerde değerlendirmemiz, deneme yapabileceğimiz daha kısa bir listeye indirgememiz ve “prototip” haline getirmemiz gerekmekte.

Örneğin performans yönetim sistemindeki ana problemin daha küçük bir parçasının “geri bildirim kültürünün nasıl geliştirileceği” olduğunu varsayalım.

Bu durumda birkaç potansiyel çözümümüz olabilir. Benim ilk aklıma gelen örnekler;
(1) Yönetim ekibinden bir grup seçip, geri bildirim eğitimi verelim ve uygulamalarını takip edelim.
(2) Dışarıdan koçluk veya görüşme desteği alalım. Çalışanlar ile daha gelişim amaçlı görüşmeler yapan dış koçlarımız olsun.

Ancak prototip geliştirme sürecinde çözümü birçok kez değiştirmeniz de gerekebilir. Dolayısıyla, alternatiflerimizi uygulamaya başlamadan unutmamamız gereken bir şey var. Prototiplerimiz ucuz olmalı! Tüm bütçemizi veya zamanımızı bu süreçte harcamamanız gerekiyor. Zaten bu yüzden “prototip geliştirmek” deniyor.

Test Etmek
Seçtiğimizi prototipleri uygulamaya başladıktan sonra artık sıra sahaya inip, çözümlerimizi test etmekte. Bu aşamada uygulayıcılardan (bizim örneğimizde yöneticiler), uygulamadan etkilenenlerden (bizim örneğimizde çalışanlar) ve diğer paydaşlardan geri dönüşler alırız.

Bu dönüşler doğrultusunda, işe yarayan veya yaramayan çözümler, nihai çözümün gerçekten çalışması için mevcut süreçte yapılması gereken değişiklikler veya elimizdeki diğer seçeneklerin uygulanabilirliği hakkında bilgi sahibi oluruz.

Test aşaması düşünme ve çözüm üretme sürecimizin son aşamasıdır. Dolayısıyla nihai çözüme de bu aşamada karar veririz. Bu çözüm problemin karmaşıklığına göre bir prototipin geliştirilmiş bir versiyonu olabileceği gibi, birden fazla prototipin birleşimi ile de olabilir.

Bu aşamanın sonundaki temel amacımız pilot grubun ötesinde kurumun tamamında ölçeklendirilebilecek uygulanabilir bir çözüm seçmektir.

Paylaşmak
Tasarım odaklı düşünme sürecimizin son adımı olan “paylaşmak” (aslında bu adım için ölçeklendirme daha doğru bir isimlendirme ama ben yapılan çalışmaları paylaşmak olarak değerlendiriyorum).

Bu aşama artık tüm paydaşlar ile test edilmiş ve onaylanmış çözümü paylaşacağımız süreç olacaktır (paylaşım ve iletişim tarzını yaratıcılığınıza bırakıyorum).

Tüm bunlar ile birlikte bizim örnek konumuz çözüp, ilerleyebileceğimiz bir makine problemi değil, performans yönetim sistemi gibi çok karmaşık sayılabilecek bir insan kaynakları süreci problemiydi. Farklı grupların içine girdiği ve insan faktörünün önemli olduğu problemler söz konusu olduğunda, en iyi yaklaşım “Empati Kurmak” adımından sonra problemi / süreci parçalara ayrılarak hepsini farklı bir süreç gibi ele almak olacaktır.

Bu şekilde daha çevik sayılabilecek çözümler sunan bir yapı haline gelebiliriz diye düşünüyorum.

Bu blogu, kurumsal akademilerin yapılandırılması, kurumsal eğitim ve gelişim, yetenek yönetimi, yetkinlik analizi, öğrenme yolculuğu tasarımı, öğretim tasarımı, iç eğitmenlik, gelişim faaliyetlerinin tutundurulması ve kültürel dönüşüm konularında bilgi, deneyim ve uygulamalar paylaşmak oluşturdum. Ele aldığım herhangi bir konu ile ilgili sorunuz ya da yayınlanmasını istediğiniz bir konu öneriniz olduğunda gunduz.guldamlasi@outlook.com e-posta adresinden veya Bize Ulaşın sayfasından bana ulaşmanızı rica ediyorum.